加快施组方案编写效率 WORD多级列表的正确使用

在进行方案编制的时候,合理运用WORD关于多级列表和文档格式的设置,可以显著的加快工作效率,起到事半功倍的效果,在这里小编就以Word为例,简单讲解一下。

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一个合格的方案文档,打开窗格的时候应该有上图左边的内容。按章节分列,可快速定位需要的章节。如果一个文档打开没有最基本的导航栏,则文档编写者可判定没有基本功,且无法插入自动目录。
我这篇要介绍的重点是多级列表,也就是WORD可以自动进行编号。比如第2章的第2节,编号是2.2,我们在它前面增加了一节,编号自动调整为2.3;或者它前面的节取消了,编号自动调整为2.1。这种不需要手动输入编号的解决方法就是使用多级列表。

一、格式设置流程

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推荐正式文档编写流程应按上图顺序,先设置多级列表,再定义正文、标题和图表格式,然后进行文档编写等。文档文字大小、文字颜色、文字字体及首行空格等全部通过格式设置。

二、多级列表设置

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点击“定义新的多级列表”,按下图步骤设置。其中第2步如果不清楚文档最终要用到多少层次,可以多做几个级别样式。因为后期增加的话,会影响各标题样式的段落格式,要重新定义标题样式。这一步没掌握的话,会很影响人心情,甚至会放弃多级列表使用。

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编号格式,根据需要设置为汉字或者数字,建议没有特别要求就按原定数字格式设置。

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位置栏全部设置为0,点开“设置所有级别”,仍然全部为0。

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三、样式设置

右键修改正文等样式。

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重点修改格式里的字体和段落2个部分。

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字体我一般是中文用“仿宋”,西文用“Times New Roman”,这是很多年前我刚入行时的一个长江大堤水利工程要求的。当时的标题要求为黑体,和现在公文字体规范有些许区别。字体一般为“四号”,颜色为自动“黑色”。
这种中西文分别字体的方法我一直在用,打开很多人写的方案,通篇要不是“等线”,要不就是宋体,甚至各种字体随意混搭,看起来很乱。

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正文段落设置好首行缩进即可。另外下图中的两个文档网格一定不要勾选,否则文档格式会乱,会出现首行缩进不一致的现象。

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标题段落也是设置首行缩进,段前段后建议不要按默认搞那么大,行距用单倍。段后可以设置0.5行,或者0行。方案或者出版物靠的是内容,不用那么夸张。同样的,文档网格不要勾选。

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方案编写时,会用到图、表。这些图表的格式要居中,用正文样式因为有首行缩进显然是不合适的。建议新建个样式,使用创建样式。

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新建个名称为“图表”的样式,修改其对齐方式为“居中”,特殊栏为“无”,如下图。

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比如下图中,方案中图表使用“图表”样式居中,区别于正文。

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四、多级列表使用

只要选中文档列表内容,按下图点击合适的标题样式即可自动编号。下图中的1.2.2是根据前文编号自动生成的,实现了自动编号的目的。

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五、结语

WORD方案编号中有2点要注意,1是文档网格不要勾选,这玩意我不知道做啥用的,只知道勾了它会对首行缩进等产生不利影响;2是标题级别开始设置的不够,后面加了标题级别,会将已经设置的标题样式的段落的首行缩进干掉,要重新修改。
文档的字体和文字大小等还要看单位或项目的规定要求,也可以做适应单位或项目的WORD模板,供其他人使用。
最后再次强调,文档的编号和格式不要手动修改。

文档摘自公众号-土木施工技术讨论

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